Serafin Clinic Sp. z o.o.

Data ostatniej aktualizacji: wrzesień 2026 r.

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych osób korzystających ze strony internetowej prowadzonej w domenie serafinclinic.pl (oraz powiązanych subdomen i serwisów, w tym serafinmedclub.pl), a także osób kontaktujących się z Kliniką za pośrednictwem formularzy internetowych, serwisów społecznościowych (Facebook, Instagram) oraz korzystających ze świadczonych przez nią usług medycznych i komercyjnych.

Dokument spełnia wymagania Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), Ustawy o ochronie danych osobowych, Ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, Ustawy o działalności leczniczej oraz przepisów prawa telekomunikacyjnego / prawa komunikacji elektronicznej.

§ 1. Administrator Danych Osobowych

1. Administratorem Państwa danych osobowych (ADO) jest:

   Serafin Clinic Sp. z o.o. z siedzibą w Gliwicach (44-100), Plac Marszałka Józefa Piłsudskiego 9

   NIP: 6312711949, KRS: 0001027539

   Reprezentowana przez: Dawid Serafin.

2. Kontakt w sprawach związanych z ochroną danych osobowych:

   Wszelkie pytania, wnioski oraz oświadczenia dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych prosimy kierować na:

   • Adres e-mail: rodo@serafinclinic.pl

   • Telefon kontaktowy: +48 32 701 90 00

   • Adres korespondencyjny: Serafin Clinic Sp. z o.o., Plac Marszałka Józefa Piłsudskiego 9, 44-100 Gliwice.

§ 2. Cele, Podstawy Prawne i Okresy Przetwarzania Danych

Jako podmiot leczniczy oraz podmiot prowadzący serwis internetowy przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:

1. Udzielanie świadczeń zdrowotnych, diagnostyka i prowadzenie dokumentacji medycznej

• Podstawa prawna:

  • Art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz Art. 9 ust. 2 lit. h RODO w związku z przepisami Ustawy o działalności leczniczej oraz Ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.

• Okres przechowywania:

  Co do zasady 20 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu (z wyjątkami przewidzianymi w art. 29 Ustawy o prawach pacjenta, np. 30 lat w przypadku zgonu na skutek uszkodzenia ciała lub 22 lata w przypadku dzieci do ukończenia 2. roku życia).

2. Obsługa zapytań przez formularze kontaktowe, e-mail lub telefon (w tym zapytania o zabiegi i procedury medyczne)

• Podstawa prawna:

  • Dane zwykłe (imię, nazwisko, e-mail, telefon): Art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO (podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy lub prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na sprawnej obsłudze pacjentów i klientów).

  • Dane szczególnych kategorii (ujawnienie dolegliwości, wybranego zabiegu, stanu zdrowia w treści wiadomości): Art. 9 ust. 2 lit. a lub h RODO (wyraźna zgoda wyrażona przez przesłanie wiadomości lub podejmowanie działań w celu wstępnej kwalifikacji medycznej).

• Okres przechowywania:

  Przez czas niezbędny do udzielenia odpowiedzi i zamknięcia sprawy, a w przypadku, gdy kontakt nie doprowadził do wizyty medycznej – maksymalnie przez okres 1 roku lub do momentu wycofania zgody/wniesienia sprzeciwu.

3. Realizacja umów, sprzedaży usług lub produktów oraz rozliczenia księgowo-podatkowe

• Podstawa prawna:

  • Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (realizacja umowy).

  • Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny wynikający z Ustawy o rachunkowości i Ordynacji podatkowej).

• Okres przechowywania:

  Przez czas trwania umowy oraz przez 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

4. Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami

• Podstawa prawna:

  • Art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz Art. 9 ust. 2 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie własnych praw majątkowych i niemajątkowych).

• Okres przechowywania:

  Do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z przepisów Kodeksu cywilnego (zazwyczaj 3 lata dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą lub 6 lat dla roszczeń ogólnych).

5. Marketing bezpośredni produktów i usług własnych, newsletter

• Podstawa prawna:

  • Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda na otrzymywanie informacji handlowych i marketingowych drogą elektroniczną lub telefoniczną).

  • Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora w przypadku marketingu do dotychczasowych klientów).

• Okres przechowywania:

  Do momentu wycofania zgody lub wniesienia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych.

§ 3. Narzędzia Analityczne, Marketingowe, Integracja z Meta Platforms i Formularze Lead Ads

1. Pixel Meta oraz API Konwersji (Meta Conversions API):

   Serwis może wykorzystywać narzędzia dostarczane przez Meta Platforms Ireland Limited (4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irlandia), takie jak Pixel Meta oraz API Konwersji. Narzędzia te służą do analityki ruchu, mierzenia efektywności kampanii reklamowych oraz wyświetlania spersonalizowanych reklam użytkownikom, którzy odwiedzili nasz serwis.

2. Współadministrowanie danymi z Meta Platforms:

   W zakresie gromadzenia danych o zdarzeniach na stronie (np. odwiedzenie podstrony, kliknięcie przycisku, wysłanie formularza kontaktowego) i ich transmisji do Meta, Serafin Clinic Sp. z o.o. oraz Meta Platforms Ireland Limited działają jako współadministratorzy danych w rozumieniu art. 26 RODO.

   • Zakres i podział odpowiedzialności określony jest w regulaminie Meta: Załącznik dotyczący administratora danych zdarzeń.

   • Meta odpowiada za zabezpieczenie i realizację praw użytkowników po otrzymaniu danych zdarzeń. Więcej informacji o przetwarzaniu danych przez Meta: Polityka prywatności Meta.

3. Formularze kontaktowe Lead Ads (Facebook / Instagram) oraz optymalizacja kampanii (Konwersje Offline / CAPI):

   • Pozyskiwanie danych: W ramach prowadzonych kampanii informacyjno-edukacyjnych i promocyjnych Administrator może pozyskiwać dane kontaktowe (tzw. leady) za pośrednictwem formularzy błyskawicznych w serwisach Facebook oraz Instagram (dostarczanych przez Meta Platforms Ireland Ltd.).

   • Cel kontaktu i weryfikacji: Dane podane dobrowolnie w formularzu kontaktowym (np. imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, preferowany zakres konsultacji) są przetwarzane przez Administratora w celu kontaktu zwrotnego, udzielenia informacji i wstępnej weryfikacji zgłoszenia (art. 6 ust. 1 lit. a i b RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO).

   • Odsyłanie zdarzeń i optymalizacja dotarcia: W celu optymalizacji dotarcia z informacją o usługach medycznych do właściwych grup odbiorców i pacjentów poszukujących specjalistycznej pomocy lekarskiej, po weryfikacji zgłoszenia Administrator może przekazywać z powrotem do Meta Platforms informacje o statusie weryfikacji i wyniku zgłoszenia (np. potwierdzenie kontaktu, status kwalifikacji do konsultacji lub status konwersji offline) za pośrednictwem interfejsu Meta Conversions API / Offline Conversions.

   • Podstawa prawna optymalizacji: Przekazywanie tych danych odbywa się w oparciu o uprzednią, dobrowolną zgodę użytkownika wyrażoną podczas wypełniania formularza (art. 6 ust. 1 lit. a RODO / art. 9 ust. 2 lit. a RODO) oraz prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na optymalizacji budżetu reklamowego i precyzyjnym kierowaniu komunikatów do osób realnie poszukujących danej pomocy lekarskiej.

4. Gwarancja ochrony danych medycznych w systemach reklamowych:

   Informacje przesyłane do systemów Meta podlegają zaawansowanemu szyfrowaniu jednostronnemu (haszowaniu algorytmem SHA-256) na poziomie identyfikatorów kontaktowych. Administrator bezwzględnie NIE przekazuje do Meta szczegółowych danych medycznych, diagnoz, wyników badań, wywiadów lekarskich ani dokumentacji medycznej pacjenta.

§ 4. Odbiorcy Danych i Transfery Poza EOG

1. Kategorie odbiorców danych:

   Państwa dane mogą być powierzane lub udostępniane podmiotom współpracującym z Administratorem, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wyznaczonych celów:

   • personelowi medycznemu, lekarzom, pielęgniarkom i konsultantom współpracującym z Kliniką,

   • dostawcom systemów informatycznych, oprogramowania do zarządzania placówką medyczną i hostingu,

   • podmiotom świadczącym usługi księgowe, audytorskie, podatkowe i doradztwa prawnego,

   • operatorom płatności elektronicznych i bankom,

   • firmom kurierskim i pocztowym,

   • dostawcom narzędzi marketingowych, analitycznych i platform komunikacyjnych (np. Google, Meta), o ile wyrażono na to zgodę.

2. Przekazywanie danych do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy):

   • Co do zasady Administrator przechowuje dane na terenie EOG.

   • W związku z korzystaniem z usług globalnych dostawców technologii (np. Meta Platforms Inc., Google LLC, Microsoft), dane mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych Ameryki (USA).

   • Transfery te opierają się na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w ramach EU-US Data Privacy Framework (wobec podmiotów certyfikowanych) lub na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską, przy zastosowaniu odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających bezpieczeństwo danych.

§ 5. Prawa Osób, Których Dane Dotyczą

Przysługują Państwu następujące prawa wynikające z przepisów RODO:

• Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO): uzyskanie potwierdzenia, czy Państwa dane są przetwarzane, oraz otrzymanie ich kopii (w tym kopii dokumentacji medycznej na zasadach określonych w Ustawie o prawach pacjenta).

• Prawo do sprostowania (art. 16 RODO): żądanie poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych.

• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”, art. 17 RODO): usunięcie danych, o ile ich przetwarzanie nie jest wymagane przepisami prawa (uwaga: prawo to nie ma zastosowania do danych zawartych w dokumentacji medycznej przez ustawowy okres jej przechowywania).

• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO): wstrzymanie operacji na danych w przypadkach określonych przepisami.

• Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO): otrzymanie danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany.

• Prawo do wniesienia sprzeciwu (art. 21 RODO): sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (w tym w celach marketingu bezpośredniego).

• Prawo do wycofania zgody (art. 7 ust. 3 RODO): w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Prawo do skargi do organu nadzorczego:

Mają Państwo prawo wnieść skargę do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (infolinia: 606-950-000, strona: uodo.gov.pl), jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie narusza przepisy prawa.

§ 6. Polityka Plików Cookies i Zarządzanie Zgodami

1. Czym są pliki cookies:

   Pliki cookies (ciasteczka) to małe pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym użytkownika podczas przeglądania serwisu, przechowujące wybrane informacje techniczne, analityczne lub preferencje.

2. Kategorie wykorzystywanych plików cookies:

   • Niezbędne (techniczne): Umożliwiają prawidłowe funkcjonowanie strony, nawigację, bezpieczeństwo sesji oraz zapamiętanie Państwa wyborów dotyczących prywatności. Działają na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) i nie wymagają zgody.

   • Analityczne / Statystyczne: Pozwalają badać ruch na stronie, liczbę odwiedzin i źródła ruchu w celu optymalizacji serwisu (np. Google Analytics). Uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu zgody.

   • Marketingowe / Reklamowe: Służą do profilowania reklam, mierzenia konwersji i personalizacji treści marketingowych w sieciach zewnętrznych (np. Meta Pixel). Uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu zgody.

3. Zasady zbierania zgody (zgodność z TSUE / Planet49):

   Zgoda na stosowanie analitycznych i marketingowych plików cookies jest całkowicie dobrowolna i wymaga aktywnego działania użytkownika. Samo dalsze przeglądanie strony bez dokonania wyboru w banerze cookies nie stanowi zgody.

4. Jak zmienić lub wycofać zgodę na cookies:

   • Za pośrednictwem banera na stronie (CMP): W stopce serwisu dostępny jest przycisk „Zarządzaj cookies” / „Ustawienia prywatności”, który pozwala w dowolnym momencie zmienić wybrane preferencje lub wycofać wszystkie opcjonalne zgody.

   • Za pośrednictwem przeglądarki internetowej: Mogą Państwo samodzielnie zablokować lub usunąć cookies w ustawieniach swojej przeglądarki (np. Chrome, Firefox, Safari, Edge, Opera). Zablokowanie niezbędnych plików cookies może jednak wpłynąć na poprawne działanie niektórych funkcji serwisu.

§ 7. Zautomatyzowane Podejmowanie Decyzji i Profilowanie

W ramach korzystania ze strony internetowej Państwa dane osobowe nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływającego (w rozumieniu art. 22 RODO). Działania analityczne i reklamowe (np. weryfikacja grup odbiorców) służą wyłącznie dopasowaniu ogólnego przekazu marketingowego i nie wpływają na dostępność ani ceny usług medycznych.

§ 8. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki Prywatności w przypadku zmian przepisów prawa, rozwoju funkcjonalności serwisu lub wdrożenia nowych narzędzi technologicznych. Każda nowa wersja będzie publikowana na niniejszej podstronie z podaniem daty wejścia w życie.